Je moet je feedback houden

Ik werd gebeld met de vraag of ik een feedbacktraining kon geven. "Ze mogen wel wat opener worden. Iets meer zeggen waar het op staat," zei de manager. Ik moest even glimlachen. Niet omdat het geen goede vraag is, integendeel. Het ís ook spannend, dat aanspreken. Maar mijn glimlach kwam ergens anders vandaan: omdat ik die vraag zó vaak hoor. En ‘geen feedback geven’ is zelden het echte probleem; het is meestal een symptoom van een team uit balans.

Wat zie je in teams uit balans?

In een team uit balans is het niet lekker werken, laat staan effectief. Ze blijven aan de oppervlakte. Praten alleen over inhoud. Lachen weg. Roddelen. Zuchten, vermijden of worden onverschillig. Of blijven krampachtig aardig. Allesbehalve zeggen waar het echt overgaat. Of er nu openlijke spanning is of juist stilzwijgen, als de resultaten of het werkplezier in je team achterblijft, dan is het tijd voor actie.

Gedoe in teams, en dan?

Mijn aanpak: samen naar de kern. In mijn aanpak gaan we samen naar de kern van dat wat niet dient. We werken ervaringsgericht, met veel doen, lachen, spiegelen en soms een beetje ongemak. Geen kant-en-klaar programma, maar een aanpak die ontstaat vanuit wat er nú nodig is in het team. Daarbij vraag ik vanaf het begin om wederzijds commitment: als we dit traject aangaan, dan doen we dat samen en met volledige inzet. Zonder dat, boeken we geen resultaat en blijf je incidenten bestrijden.

We starten bij structuur.

Het formele speelveld: Zijn de (organisatie)doelen helder? Weten mensen waarvoor ze besteld zijn? Wat is ieders plek en bijdrage? Als dat niet kraakhelder is, heeft het geen zin om het over onderlinge interactie te hebben. Aanspreken voelt dan als kritiek. Afstemmen als bemoeienis. Pas als het fundament staat, als iedereen weet waar heen, met welk kompas en hoe ontstaat er veiligheid om een volgende stap te zetten.

Dat wat je niet ziet, maar wél voelt; het onzichtbare zichtbaar maken.

De onzichtbare dynamiek. Dat wat je niet ziet, maar wél voelt. Daar liggen de vermeden botsingen. Wat wordt er niet gezegd? Welke patronen spelen er? Wat zijn de niet-uitgesproken verwachtingen. Of de loyaliteiten die mensen stilhouden. Daar ontdek je dat wat eruitziet als een communicatieprobleem, vaak helemaal niet over communicatie gaat. En ‘geen eigenaarschap’ is zelden het echte probleem, laat staan het doel.

Uit de praktijk

In een team waar iedereen aardig bleef om de sfeer goed te houden, bleef het stil zodra het spannend werd. Er werd geknikt, geglimlacht, maar ondertussen gezucht. Grapjes met een steek erin, collega’s die afhaakten tijdens vergaderingen, lastige onderwerpen die iedereen netjes vermeed. In een oefening, waarbij mensen letterlijkgingen staan voor hoe vrij ze zich voelden om zich uit te spreken, werd zichtbaar hoeveel afstand er eigenlijk was. Ik benoem wat ik zie, stel nieuwsgierige vragen, nodig uit tot kleine stappen. En dan ontstaat er ruimte voor het gesprek dat al die tijd onder de oppervlakte lag. Zonder vingerwijzen en in gedeelde verantwoordelijkheid.

Hoe dan?

We leren door te doen. Te ervaren. Niet door sheets, maar door actie, reflectie en luchtige oefeningen met een doel. En ja, we lachen ook. (Werk)plezier is geenbijzaak. Het is de brandstof voor beweging! "De bijeenkomsten waren leerzaam en daarnaast wordt het op een leuke en ontspannen manier gebracht. Goede balans tussen leren en 'samenzijn' als team." Deelnemer Team als ecosysteem

Ik kijk systemisch naar teams.

Een team is namelijk geen verzameling individuen. Niet slechts een organogram. Een team is als een ecosysteem. Zoals in de natuur zoekt alles daarin naar balans om te kunnen voortbestaan. Systemisch werken kijkt niet naar individuen, maar naar de verbindingen in het grotere geheel: het systeem. Elk systeem, zoals een team of organisatie, heeft ongeschreven ‘natuurwetten’ die zorg en voor de status quo: zoals ordening (wie hoort waar?), het evenwicht tussen geven en nemen en erbij mogen horen. Wanneer deze onbewuste principes verstoord raken, ontstaat gedoe, zonder dat mensen precies weten waarom. Denk aan bijvoorbeeld terugtrekken, spanningen of die ene ‘lastige’ collega. Maar meestal is dat gedrag geen probleem op zich, het is een symptoom van de disbalans binnen het team. In plaats van symptoom bestrijding, zoals die persoon aanspreken of vervangen, helpt systemisch werken om te begrijpen wat zijn of haar gedrag mogelijk maakt en in stand houdt binnen het hele systeem. Gedrag ontstaat namelijk altijd in wisselwerking met de omgeving. Door die dynamiek zichtbaar te maken, kun je echt iets veranderen. "Marjilke werkt scherp, veilig en met humor. Ze maakt dingen zichtbaar zonderoordeel. Dat is zeldzaam." Afdelingshoofd gemeente.

Wanneer bel je mij?

Als de samenwerking stroef loopt. Als er spanningen zijn (uitgesproken of niet)Als werkplezier of prestaties achter blijven. Als het team blijft doormodderen terwijl jij weet dat er meer in zit. Dan moet je je feedback nog even houden en míj bellen.